Hội họp là hoạt động diễn ra thường xuyên tại cơ quan nhà nước, UBND, đơn vị hành chính công, doanh nghiệp, công ty, đoàn thể và tổ chức. Mỗi cuộc họp có thể liên quan đến nhiều văn bản, báo cáo, nội dung cần trao đổi và những vấn đề cần lấy ý kiến. Khi toàn bộ quá trình vẫn phụ thuộc vào giấy, bộ phận phụ trách thường phải dành thêm thời gian cho việc in tài liệu, phân phát, bổ sung văn bản và lưu hồ sơ. Khi nhu cầu quản lý công việc trên môi trường số ngày càng rõ ràng, mô hình phòng họp không giấy trở thành một hướng tiếp cận gắn trực tiếp với hoạt động điều hành. Thay vì chỉ sử dụng thiết bị trình chiếu, đơn vị có thể số hóa cả quá trình chuẩn bị tài liệu, chia sẻ nội dung, thảo luận, phát biểu, biểu quyết và hoàn thiện biên bản.
SNETTECH EMEET được Công ty Công nghệ SNETTECH phát triển theo mô hình thuê bao SaaS, tập trung vào nghiệp vụ họp số với các chức năng như chia sẻ văn bản, kho tài liệu số, biểu quyết real time, đưa ra ý kiến thảo luận, giơ tay phát biểu và ghi chú riêng tư.
Phòng Họp Không Giấy SNETTECH EMEET - Giải pháp chuyển đổi số linh hoạt tối ưu chi phí cho cơ quan doanh nghiệp (Ảnh: Snettech)
Dấu Hiệu Tài Liệu Giấy Đang Tạo Thêm Công Việc
Một dấu hiệu khá rõ là mỗi cuộc họp đều cần chuẩn bị nhiều bộ tài liệu in. Người phụ trách phải kiểm tra số lượng thành viên, số lượng bản dự phòng và tình trạng của từng văn bản trước khi cuộc họp bắt đầu. Khi có tài liệu bổ sung hoặc thay đổi nội dung, công việc có thể phát sinh thêm một lần nữa. Tài liệu cũ cần được thay thế, bản mới cần được in và phân phát lại. Với những đơn vị tổ chức nhiều cuộc họp trong tháng, các thao tác lặp lại này có thể chiếm một phần đáng kể thời gian hành chính. Phòng họp không giấy giải quyết trực tiếp nhu cầu chuyển tài liệu từ dạng bản in sang môi trường số. SNETTECH EMEET hỗ trợ tải lên văn bản và quản lý tài liệu trong kho tài liệu số để sử dụng trong cuộc họp.
Dấu Hiệu Cuộc Họp Có Nhiều Ý Kiến Cần Ghi Nhận
Một cuộc họp nhiều thành viên thường có nhiều nội dung trao đổi. Nếu người thư ký phải ghi lại toàn bộ ý kiến theo phương thức thủ công, việc tổng hợp sau cuộc họp có thể mất thêm thời gian. SNETTECH EMEET cung cấp chức năng đưa ra ý kiến thảo luận để thành viên chia sẻ nội dung trực tiếp trên hệ thống. Theo thông tin sản phẩm, ý kiến có thể được tổng hợp vào biên bản họp theo quy trình số. Điều này tạo thêm một kênh ghi nhận nội dung trong chính môi trường họp. Người tham gia vẫn có thể trao đổi trực tiếp, trong khi các ý kiến được đưa vào quy trình tổng hợp thay vì chỉ phụ thuộc vào ghi chép giấy.
Tài liệu giấy tờ trở thành gánh nặng đối với hiệu quả vận hành và tài chính của doanh nghiệp cơ quan mỗi khi tổ chức các cuộc họp (Ảnh: Snettech)
Dấu Hiệu Chủ Tọa Cần Điều Phối Nhiều Lượt Phát Biểu
Ở những cuộc họp có nhiều đại biểu, việc điều phối thời lượng phát biểu có thể trở thành một công việc đáng chú ý đối với chủ tọa. Nếu người tham gia cùng muốn phát biểu tại một thời điểm, chủ tọa cần nhận biết nhu cầu và sắp xếp lượt trao đổi. Chức năng giơ tay phát biểu của SNETTECH EMEET cho phép thành viên thể hiện nhu cầu phát biểu trực quan trên nền tảng. Người điều hành có thể dựa vào tín hiệu này để điều phối nội dung và thời gian trong cuộc họp. Đây là ví dụ về cách công nghệ hỗ trợ nghiệp vụ đang có thay vì thay đổi hoàn toàn cách điều hành của chủ tọa.
Dấu Hiệu Cuộc Họp Thường Xuyên Cần Lấy Ý Kiến
Một số cuộc họp không dừng ở việc trình bày báo cáo. Sau phần trao đổi, người chủ trì có thể cần lấy ý kiến về một phương án hoặc nội dung cụ thể. Với biểu quyết real time, SNETTECH EMEET hỗ trợ tạo nội dung biểu quyết và thực hiện lấy ý kiến theo thời gian thực. Việc biểu quyết được đưa vào cùng hệ thống với tài liệu và thảo luận, giúp các hoạt động của cuộc họp có sự liên kết về quy trình. Đối với cơ quan, doanh nghiệp hay tổ chức thường xuyên có nội dung cần biểu quyết, việc số hóa bước này có thể giảm thao tác ghi nhận thủ công.
Phòng họp không giấy tờ SNETTECH EMEET - Số hóa cuộc họp - Nâng tầm điều hành - Nâng cao hiệu quả (Ảnh: Snettech)
Dấu Hiệu Thành Viên Cần Khu Vực Ghi Chú Riêng
Trong cuộc họp, mỗi thành viên có thể cần lưu lại những thông tin liên quan đến công việc cá nhân. Nếu sử dụng giấy rời hoặc nhiều phương thức ghi chú khác nhau, dữ liệu dễ bị phân tán. SNETTECH EMEET có ghi chú riêng tư dưới dạng sổ điện tử cho thành viên trong phòng họp. Người tham dự có thể ghi lại những điểm cần lưu ý mà không làm ảnh hưởng đến luồng trao đổi chung. Tính năng này phù hợp với nhu cầu cá nhân hóa trong môi trường họp số, khi mỗi thành viên vừa tham gia hoạt động chung vừa cần lưu lại thông tin phục vụ công việc sau cuộc họp.
Dấu Hiệu Hồ Sơ Cuộc Họp Cần Được Lưu Trữ Tập Trung
Sau khi cuộc họp kết thúc, tài liệu vẫn cần được lưu trữ và có thể được sử dụng cho công việc tiếp theo. Nếu hồ sơ nằm ở nhiều thư mục, nhiều thiết bị hoặc nhiều tập giấy, việc tìm lại nội dung cũ có thể mất thời gian. Kho tài liệu số của SNETTECH EMEET hỗ trợ tải lên và lưu trữ tài liệu cuộc họp. Sau khi cuộc họp hoàn tất, biên bản có thể được tải về để lưu trữ và chia sẻ. Việc đưa tài liệu vào một quy trình số giúp đơn vị có cách quản lý dữ liệu cuộc họp rõ ràng hơn và giảm sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy.
Phòng họp không giấy tờ hỗ trợ vận hành hiệu quả, và đơn giản hóa quy trình tổ chức các cuộc họp cho cơ quan doanh nghiệp (Ảnh: Snettech)
Khi Nào Nên Bắt Đầu Triển Khai
Không phải mọi đơn vị đều cần chuyển toàn bộ cuộc họp sang môi trường số ngay từ đầu. Một phương án thực tế là xác định nhóm cuộc họp thường xuyên có lượng tài liệu lớn, cần thảo luận nhiều hoặc thường xuyên biểu quyết. Sau đó, đơn vị có thể xác định số thành viên, lượng tài liệu và cách tổ chức hiện tại để lựa chọn gói phù hợp. SNETTECH EMEET hiện có EMEET 4 cho quy mô 20 người với 10 GB dung lượng và EMEET 5 cho quy mô 30 người với 15 GB dung lượng.
Phòng họp không giấy tờ SNETTECH EMEET sử dụng đơn giản, nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu giấy tờ (Ảnh: Snettech)
Nhu cầu phòng họp không giấy thường xuất hiện từ những vấn đề rất cụ thể trong quá trình tổ chức cuộc họp như lượng tài liệu in lớn, nhiều ý kiến cần ghi nhận, nhiều lượt phát biểu, nhu cầu biểu quyết và yêu cầu lưu trữ hồ sơ. SNETTECH EMEET tập trung vào chính các nghiệp vụ đó với mô hình SaaS và nhóm chức năng gồm chia sẻ văn bản, kho tài liệu số, thảo luận, giơ tay phát biểu, biểu quyết real time và ghi chú riêng tư. Đối với cơ quan nhà nước, UBND, đơn vị hành chính công, doanh nghiệp và tổ chức đang từng bước số hóa hoạt động điều hành, việc đánh giá đúng nhu cầu cuộc họp là cơ sở để xây dựng phương án triển khai phù hợp với quy mô thực tế.
Đừng chần chừ, hãy liên hệ ngay với SNETTECH để được tư vấn miễn phí và thực hiện chuyển đổi số tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả công việc với giải pháp phòng họp không giấy thông minh EMEET NGAY HÔM NAY:
- Hotline: 0383 697 284/ 0334 339 695
- Email: vp.snettech@gmail.com
- Website: https://snettech.com
- Snettech Emeet: https://emeet.snettech.com
- TikTok: https://tiktok.com/@snettechofficial
- YouTube: Snettech Official (https://www.youtube.com/@SnettechOfficial)
