Doanh Nghiệp Chuyển Sang Phòng Họp Không Giấy Như Thế Nào Với SNETTECH EMEET

Cuộc họp là hoạt động thường xuyên của nhiều doanh nghiệp. Từ cuộc họp ban lãnh đạo, họp phòng ban, họp chuyên môn đến những buổi cần lấy ý kiến và thống nhất phương án, tài liệu luôn giữ vai trò quan trọng. Tuy nhiên, khi hoạt động họp vẫn phụ thuộc vào văn bản giấy, doanh nghiệp phải dành thêm thời gian cho việc in, phân phát, cập nhật và lưu trữ. Khi tài liệu thay đổi sát thời điểm họp, quá trình xử lý càng dễ phát sinh thêm công việc. Trong bối cảnh doanh nghiệp đẩy mạnh chuyển đổi số, phòng họp không giấy là một hướng triển khai gắn trực tiếp với hoạt động điều hành. SNETTECH EMEET cung cấp phần mềm theo mô hình SaaS, tập trung vào tài liệu, thảo luận, phát biểu, biểu quyết và ghi chú trong cùng một môi trường.

Phòng họp không giấy Snettech Emeet giúp doanh nghiệp số hóa cuộc họp tiết kiệm chi phí, vận hành hiệu quả (Ảnh: Snettech)

Bắt Đầu Từ Nhu Cầu Thực Tế Của Doanh Nghiệp

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần số hóa toàn bộ hoạt động cùng lúc. Một cách tiếp cận phù hợp là bắt đầu từ những nghiệp vụ có tần suất cao và dễ xác định, trong đó có hội họp. Doanh nghiệp có thể rà soát số lượng cuộc họp mỗi tháng, quy mô thành viên, lượng tài liệu được sử dụng và những bước thường mất nhiều thời gian. Từ đó, đơn vị xác định phạm vi cần số hóa. SNETTECH EMEET có thể được xem xét ở góc độ một nền tảng hỗ trợ các nghiệp vụ trực tiếp trong cuộc họp thay vì một hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể.

Quản Lý Tài Liệu Trên Nền Tảng Số

Khi tài liệu được in thành nhiều bản, doanh nghiệp phải bảo đảm số lượng và phiên bản tài liệu phù hợp với người tham dự. Chức năng chia sẻ văn bản của SNETTECH EMEET cho phép đưa tài liệu vào phòng họp số. Cùng với đó, kho tài liệu số hỗ trợ việc tải lên và lưu trữ dữ liệu liên quan đến cuộc họp.

Đối với doanh nghiệp có nhiều tài liệu chuyên môn, cách tổ chức này giúp người phụ trách xây dựng một quy trình chuẩn bị rõ ràng hơn. Những tài liệu phục vụ cuộc họp có thể được chuẩn bị trước thay vì chờ đến thời điểm bắt đầu mới phân phối.

Hỗ Trợ Các Cuộc Họp Cần Nhiều Tương Tác

Cuộc họp doanh nghiệp thường không chỉ là hoạt động nghe báo cáo. Thành viên có thể cần đưa ra quan điểm, phản hồi, đề xuất hoặc tham gia quyết định. SNETTECH EMEET có đưa ra ý kiến thảo luận, cho phép thành viên đưa nội dung cần trao đổi lên hệ thống. Tính năng giơ tay phát biểu hỗ trợ điều phối người muốn tham gia phát biểu. Sự kết hợp giữa hai chức năng tạo ra hai cách tương tác khác nhau. Thành viên có thể đưa ra ý kiến trên nền tảng hoặc báo hiệu nhu cầu phát biểu để người chủ trì điều phối.

Phòng họp không giấy Snettech Emeet giúp doanh nghiệp số hóa tài liệu, tối ưu hóa quy trình (Ảnh: Snettech)

Biểu Quyết Khi Doanh Nghiệp Cần Thống Nhất Phương Án

Không phải quyết định nào cũng được đưa ra ngay sau phần thảo luận. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần lấy ý kiến của thành viên trước khi thống nhất phương án. Chức năng biểu quyết real time của SNETTECH EMEET hỗ trợ quá trình lấy ý kiến theo thời gian thực. Người chủ trì tạo nội dung cần biểu quyết, thành viên tham gia và kết quả được sử dụng trong quá trình điều hành. Việc đưa biểu quyết vào cùng nền tảng với tài liệu và thảo luận giúp quá trình họp có sự liên kết về mặt nghiệp vụ.

Ghi Chú Cá Nhân Cho Thành Viên

Trong một cuộc họp chuyên môn, mỗi thành viên có thể cần lưu lại nhiều nội dung riêng cho công việc sau đó. Sổ ghi chú giấy dễ thất lạc hoặc nằm rải rác ở nhiều nơi. Chức năng ghi chú riêng tư cung cấp một khu vực ghi chép cá nhân trong phòng họp. Người dùng có thể ghi lại thông tin cần lưu ý trong quá trình theo dõi cuộc họp. Tính năng này phù hợp với nhu cầu cá nhân hóa trong cuộc họp số, khi mỗi thành viên vừa tham gia hoạt động chung vừa cần lưu lại thông tin riêng.

Giảm Công Việc Hành Chính Gắn Với Tài Liệu Họp

Một trong những lợi ích có thể hướng tới khi triển khai phòng họp không giấy là giảm số lượng thao tác hành chính liên quan đến giấy tờ. Tuy nhiên, mức độ tiết kiệm thực tế phụ thuộc vào số lượng cuộc họp, lượng tài liệu và quy trình nội bộ của từng doanh nghiệp. Thay vì in nhiều bản, bộ phận phụ trách có thể chuyển trọng tâm sang chuẩn bị tài liệu điện tử và quản lý chúng trên hệ thống. Khi nội dung thay đổi, việc cập nhật tài liệu trên nền tảng số cũng có thể thuận tiện hơn so với việc xử lý nhiều bản giấy. Việc giảm giấy tờ cũng đi cùng một thay đổi về thói quen làm việc. Nhân sự cần làm quen với quy trình tải tài liệu, truy cập phòng họp và sử dụng các chức năng tương tác.

Phòng họp không giấy Snettech Emeet - Lựa chọn thông minh giúp nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí số hóa doanh nghiệp (Ảnh: Snettech)

Không Chỉ Dành Cho Phòng Họp Cấp Lãnh Đạo

Khái niệm phần mềm phòng họp không giấy có thể được áp dụng cho nhiều loại cuộc họp trong doanh nghiệp, không chỉ cuộc họp hội đồng quản trị hoặc ban lãnh đạo. Doanh nghiệp có thể cân nhắc cho họp quản lý, họp dự án, họp chuyên môn, họp giao ban hoặc những cuộc họp có nhiều tài liệu và cần lấy ý kiến. Việc lựa chọn phạm vi triển khai nên dựa trên quy trình thực tế. Một cuộc họp quy mô nhỏ nhưng diễn ra thường xuyên và có nhiều tài liệu vẫn có thể phù hợp để số hóa.

Hai Mức Quy Mô Cho Đơn Vị Có Nhu Cầu Khác Nhau

SNETTECH EMEET hiện có EMEET 4 và EMEET 5. EMEET 4 hỗ trợ 20 người và 10 GB dung lượng lưu trữ. EMEET 5 hỗ trợ 30 người và 15 GB dung lượng lưu trữ. Đây là hai mức quy mô cụ thể để doanh nghiệp đối chiếu với nhu cầu họp thực tế. Đơn vị có thể xem xét số người tham gia thường xuyên và khối lượng tài liệu để lựa chọn phương án phù hợp. Mô hình SaaS cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ theo gói thay vì phải tự phát triển toàn bộ phần mềm phục vụ phòng họp.

Quy Trình Đăng Ký Và Sử Dụng

Quy trình triển khai SNETTECH EMEET gồm tạo tài khoản, đăng ký phòng theo gói, chuyển khoản thanh toán, kích hoạt phòng và sử dụng. Sau khi phòng được kích hoạt, đơn vị có thể chuẩn bị tài liệu và thiết lập quy trình sử dụng nội bộ. Việc có một nhân sự phụ trách là cần thiết để quản lý tài khoản, tài liệu và hỗ trợ thành viên làm quen với nền tảng. Đây cũng là bước quan trọng nếu doanh nghiệp muốn đưa phòng họp không giấy trở thành một phần ổn định trong quy trình điều hành thay vì chỉ sử dụng thử nghiệm trong một vài cuộc họp.

Chuyển Đổi Số Phòng Họp Nên Gắn Với Quy Trình

Công nghệ chỉ thực sự phát huy giá trị khi phù hợp với cách doanh nghiệp đang vận hành. Vì vậy, việc triển khai phần mềm nên đi cùng với quy trình cụ thể. Doanh nghiệp có thể xác định người phụ trách chuẩn bị tài liệu, người điều hành, cách gửi thông tin tham gia, quy trình tổ chức biểu quyết và phương thức lưu trữ biên bản. Khi vai trò được phân định rõ, thành viên sẽ dễ làm quen với phương thức họp số và giảm thời gian xử lý những vấn đề ngoài nội dung chuyên môn.

Phòng họp không giấy Snettech Emeet hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả, tối ưu chi phí (Ảnh: Snettech)

Chuyển sang phòng họp không giấy là một bước số hóa khá trực tiếp đối với doanh nghiệp vì nó gắn với hoạt động diễn ra thường xuyên. Từ tài liệu, trao đổi, phát biểu, biểu quyết đến ghi chú, nhiều nghiệp vụ có thể được đưa lên cùng một nền tảng. SNETTECH EMEET cung cấp mô hình SaaS với hai gói EMEET 4 và EMEET 5, cùng các tính năng phục vụ quá trình chuẩn bị và điều hành cuộc họp. Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp nên xuất phát từ số lượng thành viên, lượng tài liệu, tần suất họp và quy trình nội bộ. Một kế hoạch triển khai phù hợp sẽ giúp công nghệ trở thành công cụ hỗ trợ vận hành thay vì tạo thêm một quy trình phức tạp.

Đừng chần chừ, hãy liên hệ ngay với SNETTECH để được tư vấn miễn phí và thực hiện chuyển đổi số tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả công việc với giải pháp phòng họp không giấy thông minh EMEET NGAY HÔM NAY: