Chuyển đổi số trong khu vực công không chỉ nằm ở việc đưa hồ sơ lên môi trường điện tử mà còn bao gồm việc hiện đại hóa các hoạt động điều hành nội bộ. Trong đó, tổ chức cuộc họp là một nhu cầu diễn ra thường xuyên tại UBND, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị xã hội và nhiều đơn vị trực thuộc. Một cuộc họp có thể cần rất nhiều tài liệu, nội dung thảo luận, ý kiến đóng góp và kết luận. Nếu vẫn xử lý hoàn toàn bằng giấy, khối lượng công việc trước và sau mỗi cuộc họp có thể trở nên lớn, đặc biệt với những đơn vị thường xuyên tổ chức họp chuyên môn, họp giao ban, họp triển khai nhiệm vụ hoặc họp cần lấy ý kiến. Phòng họp không giấy SNETTECH EMEET được phát triển theo hướng số hóa quy trình họp, giúp các cơ quan và tổ chức có thêm một công cụ hiện đại để tổ chức, điều hành và lưu trữ nội dung cuộc họp.
Phòng họp không giấy Snettech Emeet là giải pháp phần mềm công nghệ thông minh do Công ty Snettech phát triển hỗ trợ quá trình chuyển đổi số tiết kiệm, đơn giản (Ảnh: Snettech)
Vì Sao UBND Và Cơ Quan Nhà Nước Nên Lựa Chọn Phòng Họp Không Giấy Snettech Emeet?
Trong mô hình truyền thống, tài liệu cuộc họp thường phải in thành nhiều bản, phân phát cho đại biểu và chuẩn bị một số lượng dự phòng. Khi có tài liệu bổ sung hoặc thay đổi nội dung, bộ phận tổ chức có thể phải xử lý thêm nhiều lần. Khi áp dụng phần mềm phòng họp không giấy, tài liệu có thể được tải lên trước cuộc họp và chia sẻ trực tiếp tới thành viên tham dự. Đây là thay đổi có ý nghĩa đối với những đơn vị đang đặt mục tiêu giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả điều hành. SNETTECH EMEET tập trung vào các chức năng phục vụ trực tiếp quá trình họp như chia sẻ văn bản, kho tài liệu số, biểu quyết Real-time, thảo luận, giơ tay phát biểu và ghi chú riêng tư.
Số Hóa Tài Liệu Trước Khi Cuộc Họp Bắt Đầu
Một trong những lợi ích rõ ràng của phòng họp không giấy cho UBND là khả năng chuẩn bị tài liệu theo môi trường số. Tài liệu có thể được đưa lên hệ thống trước buổi họp để hỗ trợ quá trình điều hành.
Thay vì phải tập hợp và in nhiều bộ hồ sơ, người phụ trách có thể quản lý nội dung tập trung trong kho tài liệu số. Các thành viên tham dự có thể tiếp cận tài liệu phục vụ cuộc họp trên thiết bị phù hợp. Theo thông tin giới thiệu chính thức, SNETTECH EMEET hoạt động trên trình duyệt và có giao diện responsive tương thích với nhiều kích thước màn hình hiện đại, bao gồm iPad và điện thoại thông minh.
Giải pháp phòng họp không giấy Snettech Emeet - Lựa chọn số hóa chuyên biệt tối ưu điều hành hành chính công (Ảnh: Snettech)
Hỗ Trợ Chủ Tọa Điều Hành Cuộc Họp
Trong một cuộc họp có nhiều đại biểu, việc điều phối lượt phát biểu và kiểm soát nội dung thảo luận đóng vai trò quan trọng. Tính năng giơ tay phát biểu của SNETTECH EMEET giúp đại biểu tương tác trực quan, trong khi chủ tọa có thể chủ động điều phối thời gian. Tính năng đưa ra ý kiến thảo luận hỗ trợ thành viên chia sẻ ý kiến trong quá trình họp. Nhờ đó, quy trình trao đổi được tổ chức trên một môi trường số thống nhất thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào giấy ghi chú hoặc các phương thức tổng hợp thủ công.
Biểu Quyết Real-time Hỗ Trợ Ra Quyết Định Nhanh Hơn
Trong hoạt động của cơ quan nhà nước và tổ chức, có những nội dung cần lấy ý kiến nhiều thành viên trước khi đưa ra kết luận. Việc tổng hợp phiếu hoặc ý kiến bằng phương pháp thủ công có thể mất thời gian. Với tính năng biểu quyết Real-time, SNETTECH EMEET cho phép tạo biểu quyết theo nhu cầu và thực hiện biểu quyết theo thời gian thực. Đây là một trong những tính năng cốt lõi của giải pháp phòng họp không giấy. Khi quá trình lấy ý kiến được số hóa, người điều hành có thể tổ chức nội dung biểu quyết ngay tại cuộc họp thay vì phải tách thành nhiều công đoạn xử lý.
Tăng Tính Hệ Thống Cho Công Tác Lưu Trữ
Sau mỗi cuộc họp, vấn đề không chỉ nằm ở việc kết luận nội dung mà còn nằm ở cách lưu trữ tài liệu. Hồ sơ giấy dễ phát sinh tình trạng phân tán, khó tìm lại hoặc chiếm nhiều không gian lưu trữ. Kho tài liệu số của SNETTECH EMEET hỗ trợ tải lên và lưu trữ tài liệu cuộc họp theo môi trường số. Trong quy trình kết thúc cuộc họp, biên bản có thể được tải về máy để lưu trữ và chia sẻ ngay. Điều này giúp quá trình từ chuẩn bị tài liệu đến kết thúc cuộc họp có tính liên kết cao hơn.
EMEET-4 Và EMEET-5 Phù Hợp Với Những Cuộc Họp Nào?
Hiện SNETTECH EMEET có EMEET-4 và EMEET-5.
EMEET-4 dành cho đơn vị có quy mô cuộc họp 20 người và cung cấp 10GB dung lượng lưu trữ. EMEET-5 dành cho đơn vị có quy mô cuộc họp 30 người và cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ.
Hai gói đều bao gồm các tính năng cốt lõi như quét QR tham gia phòng họp, trình chiếu tài liệu họp, biểu quyết số đa chiều, giơ tay phát biểu và bình luận ý kiến, chủ tọa kết luận, chủ tọa thông qua văn bản họp, sổ tay ghi chú riêng và quản lý kho tài liệu trình chiếu.
2 gói EMEET-4 và EMEET-5 của Giải pháp phòng họp không giấy Snettech Emeet đa dạng hóa lựa chọn cho các cơ quan và tổ chức (Ảnh: Snettech)
Quy Trình Đăng Ký Snettech Emeet Đơn Giản
Đơn vị có nhu cầu sử dụng SNETTECH EMEET thực hiện theo quy trình gồm tạo tài khoản, đăng ký phòng theo gói, chuyển khoản thanh toán và kích hoạt phòng. Sau khi đăng nhập, người dùng lựa chọn phòng họp mới, gói cước và thời hạn đăng ký. Tiếp theo là chuyển khoản thanh toán. Thông thường, thời gian xác nhận và kích hoạt có thể từ 30 phút đến 72 giờ trong giờ làm việc, không tính thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày nghỉ lễ tết. Sau khi được kích hoạt, người dùng nhận thông báo và thực hiện cấu hình phòng họp.
Một trong những ưu điểm giúp phần mềm Snettech Emeet dễ dàng tiếp cận người dùng chính là quy trình triển khai vô cùng tinh gọn, không đòi hỏi hạ tầng phần cứng phức tạp. Khách hàng chỉ cần đăng ký các gói phòng họp theo 4 bước chuẩn hóa sau:
Bước 1. Truy cập và tạo tài khoản: Người dùng truy cập trang chủ chính thức của Snettech Emeet TẠI ĐÂY để nhận tư vấn và liên hệ admin khởi tạo tài khoản quản trị đại diện cho tổ chức.
Bước 2. Lựa chọn gói dịch vụ: Đơn vị tiến hành chọn lựa và đăng ký phòng theo gói dịch vụ phù hợp với quy mô hoạt động. Hiện nay Snettech đang cung cấp các gói EMEET-4 và gói EMEET-5 tối ưu cho đa dạng nhu cầu sử dụng.
Bước 3. Thực hiện thanh toán: Hoàn tất chuyển khoản thanh toán chi phí dịch vụ theo thông tin xác nhận từ hệ thống.
Bước 4. Kích hoạt phòng họp: Hệ thống tự động kích hoạt phòng và đưa vào sử dụng ngay lập tức, giúp tổ chức tiết kiệm tối đa thời gian chờ đợi.
Quy trình đăng ký Snettech Emeet nhanh chóng và đơn giản (Ảnh: Snettech)
Đối với UBND, cơ quan nhà nước, hành chính công và các tổ chức đang đẩy mạnh chuyển đổi số, phòng họp không giấy không đơn thuần là thay giấy bằng màn hình. Đây là bước chuyển từ quy trình họp thủ công sang quy trình số hóa có hệ thống. SNETTECH EMEET tập trung vào những hoạt động thực tế trong cuộc họp gồm chuẩn bị tài liệu, điều hành, lấy ý kiến, biểu quyết, phát biểu, ghi chú và hoàn thiện biên bản. Khi được triển khai phù hợp với nhu cầu, phần mềm phòng họp không giấy SNETTECH EMEET có thể trở thành một phần trong chiến lược hiện đại hóa hoạt động điều hành, tối ưu quy trình và giảm phụ thuộc vào giấy tờ của cơ quan và tổ chức.
Đừng chần chừ, hãy liên hệ ngay với SNETTECH để được tư vấn miễn phí và thực hiện chuyển đổi số tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả công việc với giải pháp phòng họp không giấy thông minh EMEET NGAY HÔM NAY:
- Hotline: 0383 697 284/ 0334 339 695
- Email: vp.snettech@gmail.com
- Website: https://snettech.com
- Snettech Emeet: https://emeet.snettech.com
- TikTok: https://tiktok.com/@snettechofficial
- YouTube: Snettech Official (https://www.youtube.com/@SnettechOfficial)
