Chuyển đổi số trong khu vực công là quá trình thay đổi phương thức làm việc, quản lý và cung cấp dịch vụ dựa trên công nghệ số. Bên cạnh các hệ thống phục vụ người dân, hoạt động điều hành nội bộ cũng cần được rà soát để xác định những nghiệp vụ có thể thực hiện trên môi trường điện tử. Cuộc họp là một phần quen thuộc trong hoạt động của cơ quan nhà nước, UBND các cấp, đơn vị hành chính công và các tổ chức đoàn thể. Từ họp giao ban, trao đổi nghiệp vụ đến hội nghị có nội dung cần biểu quyết, mỗi hoạt động đều liên quan đến tài liệu, ý kiến và công tác lưu trữ sau cuộc họp. SNETTECH EMEET là phần mềm phòng họp không giấy do Công ty Công nghệ SNETTECH phát triển theo mô hình thuê bao SaaS. Sản phẩm cung cấp các chức năng hỗ trợ tài liệu, tương tác và biểu quyết số, tạo thêm lựa chọn cho những đơn vị đang tìm cách số hóa hoạt động hội họp trong lộ trình hiện đại hóa quản trị.
Giải pháp phòng họp không giấy SNETTECH EMEET giúp tối ưu hóa quy trình tổ chức, nâng cao năng suất làm việc và tiết kiệm tối đa thời gian chuẩn bị cho mỗi cuộc họp (Ảnh: Snettech)
Từ Chính Quyền Số Đến Hoạt Động Điều Hành Nội Bộ
Một môi trường làm việc số cần nhiều thành phần phối hợp, từ nền tảng công nghệ đến quy trình nghiệp vụ và con người sử dụng. Với cơ quan nhà nước, số hóa hoạt động nội bộ có thể bắt đầu từ việc rà soát các công việc diễn ra thường xuyên, xác định những bước thủ công và lựa chọn công cụ phù hợp.
Trong hoạt động hội họp, các công việc như chuẩn bị tài liệu, phân phối văn bản, ghi nhận ý kiến và hoàn thiện biên bản thường có trình tự lặp lại. Việc đưa những nghiệp vụ này lên nền tảng điện tử có thể giúp cơ quan chuẩn hóa cách tổ chức cuộc họp và giảm sự phụ thuộc vào giấy tờ.
SNETTECH EMEET tập trung vào nhóm công việc nói trên. Nền tảng không thay thế mọi hệ thống quản lý hành chính, mà hỗ trợ một nghiệp vụ cụ thể là tổ chức và điều hành cuộc họp trên môi trường số. Xác định đúng phạm vi này giúp cơ quan đánh giá công cụ theo nhu cầu thực tế.
Giảm Phụ Thuộc Vào Văn Bản In Trong Cuộc Họp
Với cách làm truyền thống, cán bộ phụ trách thường tập hợp tài liệu, kiểm tra số bản và phân phát cho người tham dự. Khi nội dung thay đổi, một phần công việc có thể phải thực hiện lại để cập nhật văn bản. Chức năng chia sẻ văn bản của SNETTECH EMEET hỗ trợ đưa tài liệu lên hệ thống để sử dụng trong cuộc họp. Kho tài liệu số hỗ trợ tải lên và lưu trữ tài liệu phục vụ trình chiếu. Nhờ đó, đơn vị có thể tổ chức tài liệu trên môi trường điện tử và giảm nhu cầu phát hành nhiều bản giấy cho cùng một nội dung.
Tuy nhiên, việc chuyển tài liệu lên nền tảng không đồng nghĩa với việc mọi loại hồ sơ của cơ quan đều có thể được xử lý theo cùng phương thức. Người quản lý cần xác định loại tài liệu được phép sử dụng, quyền truy cập, quy trình lưu trữ và những yêu cầu nghiệp vụ liên quan.
Ứng dụng SNETTECH EMEET cắt giảm triệt để chi phí in ấn tài liệu và văn phòng phẩm, góp phần thúc đẩy xu hướng xây dựng văn phòng xanh bền vững (Ảnh: Snettech)
Hỗ Trợ Điều Hành Và Trao Đổi Ý Kiến
Một cuộc họp trong cơ quan nhà nước có thể bao gồm nhiều nội dung cần thảo luận, làm rõ hoặc thống nhất. Người điều hành cần bảo đảm các ý kiến được trao đổi theo chương trình, trong khi người phụ trách nội dung cần theo dõi kết quả của từng phần làm việc.
SNETTECH EMEET có chức năng đưa ra ý kiến thảo luận, hỗ trợ thành viên chia sẻ ý kiến trên nền tảng. Chức năng giơ tay phát biểu tạo phương thức tương tác trực quan để người tham dự thể hiện nhu cầu phát biểu, giúp chủ tọa điều phối lượt trao đổi.
Các công cụ này có thể hỗ trợ quy trình điều hành, nhưng không thay thế vai trò của chủ tọa hoặc trách nhiệm ghi nhận thông tin của người phụ trách. Cơ quan vẫn cần bảo đảm ý kiến được xử lý đúng quy trình và nội dung trong biên bản đáp ứng yêu cầu của cuộc họp.
Biểu Quyết Số Phải Đi Cùng Quy Trình Phù Hợp
Trong một số cuộc họp, sau khi thảo luận, người chủ trì cần lấy ý kiến về một nội dung cụ thể. SNETTECH EMEET cung cấp biểu quyết real time, hỗ trợ tạo biểu quyết và thực hiện lấy ý kiến theo thời gian thực. Đối với cơ quan nhà nước, việc ứng dụng chức năng này cần được cân nhắc theo tính chất cuộc họp và quy định áp dụng. Không phải mọi hoạt động biểu quyết hoặc thông qua văn bản đều có thể mặc nhiên thay thế thủ tục chính thức bằng thao tác trên phần mềm.
Vì vậy, trước khi triển khai, đơn vị nên xác định loại cuộc họp có thể áp dụng, quy trình lấy ý kiến, thẩm quyền quyết định và yêu cầu về lưu hồ sơ. Khi được sử dụng đúng phạm vi, công cụ số có thể hỗ trợ thao tác điều hành mà vẫn giữ nguyên trách nhiệm của người có thẩm quyền.
Tối ưu hóa nguồn lực hành chính và thúc đẩy tốc độ chuyển đổi số toàn diện cho tổ chức nhờ quy trình vận hành họp điện tử tinh gọn từ SNETTECH EMEET (Ảnh: Snettech)
Quản Lý Thông Tin Sau Cuộc Họp
Công việc không kết thúc khi cuộc họp khép lại. Đơn vị còn cần hoàn thiện biên bản, lưu tài liệu và tổ chức hồ sơ để phục vụ việc tra cứu hoặc xử lý công việc tiếp theo.
SNETTECH EMEET hỗ trợ kết luận, thông qua văn bản họp và tải biên bản về máy để lưu trữ, chia sẻ. Chức năng kho tài liệu số cũng hỗ trợ quá trình quản lý tài liệu phục vụ cuộc họp. Cơ quan cần xác định cách lưu trữ chính thức cho từng loại hồ sơ, thời hạn lưu giữ và người chịu trách nhiệm quản lý. Những quy định này cần được thực hiện theo quy trình nội bộ và quy định pháp luật có liên quan. Phần mềm là công cụ hỗ trợ, còn trách nhiệm quản lý hồ sơ vẫn thuộc về đơn vị.
Lựa Chọn Phạm Vi Triển Khai Phù Hợp Với Đơn Vị
Khi bắt đầu số hóa phòng họp, cơ quan nên xác định số lượng thành viên tham gia, số cuộc họp trong tháng, khối lượng văn bản và mức độ cần sử dụng các chức năng tương tác. Việc khảo sát này giúp lựa chọn quy mô dịch vụ và chuẩn bị phương án triển khai sát với thực tế.
SNETTECH EMEET hiện cung cấp EMEET 4 dành cho quy mô cuộc họp 20 người với 10 GB dung lượng lưu trữ và EMEET 5 dành cho quy mô 30 người với 15 GB dung lượng lưu trữ. Các gói đều có nhóm tính năng như quét QR tham gia phòng, trình chiếu tài liệu, biểu quyết số, giơ tay phát biểu, bình luận ý kiến và quản lý kho tài liệu. Cơ quan cần đối chiếu thông tin gói và điều kiện sử dụng được công bố trên website chính thức trước khi quyết định đăng ký.
Bảo Đảm Việc Ứng Dụng Có Kiểm Soát
Chuyển đổi số khu vực công cần kết hợp công nghệ với yêu cầu quản lý thông tin, an toàn dữ liệu và trách nhiệm sử dụng. Khi tài liệu được đưa lên nền tảng số, đơn vị nên phân loại nội dung và xác định tài liệu nào được phép sử dụng trong phòng họp.
Đối với những cuộc họp có thông tin nhạy cảm hoặc tài liệu thuộc phạm vi quản lý riêng, cơ quan cần kiểm tra các yêu cầu về quyền truy cập, bảo vệ dữ liệu và quy trình vận hành trước khi sử dụng hệ thống. Không nên mặc định rằng một phần mềm có tính năng phòng họp số tự động đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý hoặc an toàn thông tin của từng cơ quan. Cách tiếp cận thận trọng giúp công nghệ được đưa vào công việc theo phạm vi phù hợp, đồng thời hỗ trợ cơ quan quản lý rủi ro trong quá trình thay đổi phương thức làm việc.
SNETTECH EMEET nâng tầm tính chuyên nghiệp và hiện đại cho không gian làm việc số nhờ khả năng tương tác, chia sẻ tài liệu thông minh theo thời gian thực (Ảnh: Snettech)
Phòng họp không giấy SNETTECH EMEET có thể là một thành phần trong lộ trình số hóa hoạt động điều hành của cơ quan nhà nước, UBND các cấp và đơn vị hành chính công. Từ chia sẻ văn bản, thảo luận, giơ tay phát biểu đến biểu quyết và lưu trữ biên bản, các chức năng giúp tổ chức xem xét cách chuyển quy trình họp sang môi trường điện tử. Việc ứng dụng cần được đặt trong quy chế làm việc và yêu cầu quản lý thông tin của từng đơn vị. Khi phạm vi triển khai được xác định rõ, công nghệ có thể hỗ trợ giảm thao tác thủ công, tổ chức tài liệu có hệ thống và nâng cao tính chủ động trong công tác chuẩn bị.
Cơ quan có thể tìm hiểu sản phẩm tại SNETTECH EMEET và đối chiếu các chức năng, gói dịch vụ với yêu cầu vận hành thực tế trước khi lựa chọn.
