Phòng Họp Không Giấy SNETTECH EMEET Giúp Số Hóa Từ Tài Liệu Đến Quy Trình Điều Hành Cuộc Họp

Trong một cuộc họp truyền thống, công việc chuẩn bị thường bắt đầu khá sớm với việc tập hợp chương trình, văn bản, báo cáo và tài liệu liên quan. Người phụ trách phải kiểm tra nội dung, in tài liệu, sắp xếp theo từng thành viên rồi phân phát trước hoặc trong cuộc họp. Sau khi kết thúc, biên bản, ý kiến thảo luận và những tài liệu đã sử dụng tiếp tục được tổng hợp và lưu trữ. Khi số lượng cuộc họp tăng lên, quy trình này có thể tạo thêm nhiều thao tác cho bộ phận văn phòng, hành chính và người trực tiếp điều hành. Đây là một trong những lý do phòng họp không giấy đang được nhiều cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức quan tâm trong quá trình chuyển đổi số.

SNETTECH EMEET được phát triển theo hướng số hóa những nghiệp vụ trực tiếp diễn ra trong cuộc họp. Đây là phần mềm theo mô hình thuê bao SaaS của Công ty Công nghệ SNETTECH, cung cấp môi trường để chia sẻ văn bản, quản lý tài liệu, đưa ra ý kiến, giơ tay phát biểu, biểu quyết theo thời gian thực và ghi chú riêng tư.

Snettech Emeet - Giải pháp phòng họp không giấy tối ưu chi phí, hỗ trợ thông minh cho quá trình chuyển đổi số (Ảnh: Snettech)

Từ Tài Liệu Giấy Đến Tài Liệu Điện Tử

Tài liệu là phần quan trọng của mọi cuộc họp có nội dung điều hành, chuyên môn hoặc lấy ý kiến. Trong phương thức làm việc bằng giấy, một thay đổi nhỏ về nội dung cũng có thể kéo theo việc chỉnh sửa, in lại và phân phát lại tài liệu.

Với phòng họp không giấy, tài liệu được chuyển sang môi trường số. Người phụ trách có thể chuẩn bị và đưa văn bản lên hệ thống trước khi cuộc họp diễn ra. Khi chương trình bắt đầu, nội dung có thể được trình chiếu để các thành viên tiếp cận theo cùng một quy trình.

SNETTECH EMEET hỗ trợ chia sẻ văn bản và kho tài liệu số, giúp đơn vị tổ chức nội dung cuộc họp trên một nền tảng thống nhất. Việc tập trung tài liệu cũng tạo điều kiện để người phụ trách chủ động hơn trong khâu chuẩn bị và quản lý thông tin. Đối với cơ quan nhà nước, UBND, tổ chức hành chính công hoặc doanh nghiệp có nhiều cuộc họp định kỳ, đây là một bước chuyển từ quy trình xử lý tài liệu thủ công sang cách làm dựa trên dữ liệu số.

Snettech Emeet giúp đơn giản quy trình, dễ dàng quản lý và vận hành cho doanh nghiệp (Ảnh: Snettech)

Số Hóa Hoạt Động Trao Đổi Trong Cuộc Họp

Một cuộc họp không chỉ có tài liệu. Khi người tham dự bắt đầu trao đổi, điều quan trọng là ý kiến phải được ghi nhận và có thể sử dụng trong quá trình tổng hợp nội dung. SNETTECH EMEET cung cấp chức năng đưa ra ý kiến thảo luận để thành viên chia sẻ nội dung trực tiếp trên hệ thống. Điều này phù hợp với những cuộc họp có nhiều nội dung cần tham khảo ý kiến của từng thành viên.

Bên cạnh đó, tính năng giơ tay phát biểu hỗ trợ sự tương tác giữa đại biểu và người chủ trì. Thành viên có thể gửi tín hiệu phát biểu trên hệ thống, còn người điều hành chủ động sắp xếp lượt phát biểu theo diễn biến cuộc họp.

Cách thức này không thay thế vai trò của chủ tọa mà bổ sung thêm một công cụ số để hỗ trợ điều phối. Đặc biệt, trong những cuộc họp có nhiều thành viên cùng tham gia, việc thể hiện nhu cầu phát biểu trên cùng một nền tảng giúp quá trình tương tác trực quan hơn.

Snettech Emeet với nhiều tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp, cơ quan tổ chức vận hành hiệu quả và linh hoạt (Ảnh: Snettech)

Biểu Quyết Theo Thời Gian Thực

Có những nội dung trong cuộc họp cần lấy ý kiến hoặc xác định phương án xử lý. Nếu thực hiện hoàn toàn thủ công, người phụ trách có thể phải ghi nhận từng ý kiến rồi tổng hợp sau.

Với biểu quyết real time, SNETTECH EMEET hỗ trợ tạo nội dung biểu quyết và lấy ý kiến theo thời gian thực. Đây là một thành phần quan trọng trong quy trình họp số vì hoạt động biểu quyết được đưa vào cùng môi trường với tài liệu và thảo luận.

Khi kết hợp biểu quyết với việc đưa ra ý kiến, người chủ trì có thêm cơ sở để theo dõi diễn biến của nội dung đang được trao đổi. Việc này phù hợp với các cuộc họp cần thông qua nhiều nội dung liên tiếp. Giá trị của chức năng nằm ở việc giảm bớt thao tác tổng hợp thủ công và đưa quá trình lấy ý kiến vào một quy trình điện tử thống nhất.

Ghi Chú Riêng Tư Trên Thiết Bị Cá Nhân

Không phải mọi nội dung thành viên ghi lại trong cuộc họp đều cần đưa vào phần thảo luận chung. Mỗi người có thể có những thông tin cần lưu lại cho công việc riêng sau cuộc họp. SNETTECH EMEET cung cấp ghi chú riêng tư, hoạt động như một sổ ghi chú điện tử dành cho thành viên tham gia phòng họp. Người dùng có thể ghi lại những điểm quan trọng trong quá trình theo dõi nội dung mà không làm gián đoạn hoạt động chung. Đối với những cuộc họp có lượng thông tin lớn, tính năng này có thể hỗ trợ thành viên chủ động hệ thống hóa nội dung cần nhớ, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào giấy ghi chú cá nhân.

Snettech Emeet - giúp các cơ quan và doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất điều hành nhờ khả năng cập nhật văn kiện theo thời gian thực và bảo mật thông tin tuyệt đối (Ảnh: Snettech)

Quy Trình Họp Được Kết Nối Thành Một Luồng

Một điểm đáng chú ý của phần mềm phòng họp không giấy là giá trị không chỉ nằm ở từng chức năng riêng lẻ. Hiệu quả sử dụng còn phụ thuộc vào cách các chức năng được kết nối thành một quy trình.

Trước buổi họp, cán bộ phụ trách chuẩn bị tài liệu và đưa lên hệ thống. Khi cuộc họp bắt đầu, tài liệu được chia sẻ và trình chiếu. Trong quá trình trao đổi, thành viên có thể đưa ra ý kiến, giơ tay phát biểu và tham gia biểu quyết. Sau đó, người chủ trì thực hiện kết luận và hoàn tất nội dung cuộc họp. Biên bản có thể được tải về để lưu trữ và chia sẻ. Quy trình này tạo ra dòng công việc liên tục từ chuẩn bị đến kết thúc thay vì tách riêng từng thao tác trên nhiều phương thức khác nhau.

Phù Hợp Với Nhiều Mô Hình Tổ Chức

Nhu cầu số hóa phòng họp không chỉ xuất hiện trong doanh nghiệp. Các cơ quan nhà nước, UBND các cấp, đơn vị hành chính công, đoàn thể và tổ chức cũng có thể có nhu cầu quản lý tài liệu và điều hành cuộc họp theo phương thức điện tử.

Với doanh nghiệp, giải pháp có thể được sử dụng cho các cuộc họp quản trị, họp phòng ban, họp chuyên môn hoặc những cuộc họp cần biểu quyết. Với cơ quan nhà nước, nền tảng có thể hỗ trợ quá trình chuyển tài liệu họp sang môi trường số, đồng thời tạo thêm công cụ cho hoạt động lấy ý kiến và điều hành. Hiệu quả triển khai thực tế phụ thuộc vào quy mô cuộc họp, thiết bị, kết nối mạng, quy trình nội bộ và mức độ làm quen của người sử dụng.

Hai Gói Phòng Họp Theo Quy Mô Sử Dụng

SNETTECH EMEET hiện có EMEET 4 và EMEET 5. EMEET 4 dành cho quy mô cuộc họp 20 người với 10 GB dung lượng lưu trữ. EMEET 5 dành cho quy mô cuộc họp 30 người với 15 GB dung lượng lưu trữ. Việc lựa chọn giữa hai gói có thể dựa trên số lượng người thường xuyên tham gia và nhu cầu lưu trữ tài liệu. Cách lựa chọn theo nhu cầu thực tế giúp đơn vị chủ động hơn trong quá trình triển khai.

Snettech Emeet cắt giảm tối đa chi phí in ấn tài liệu nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số văn phòng toàn diện (Ảnh: Snettech)

Số hóa phòng họp không đơn thuần là đưa tài liệu giấy lên màn hình. Một mô hình phòng họp không giấy có giá trị khi nhiều nghiệp vụ trong cuộc họp được kết nối thành một quy trình thống nhất. SNETTECH EMEET tập trung vào chính chuỗi hoạt động này với các chức năng chia sẻ văn bản, biểu quyết real time, kho tài liệu số, đưa ra ý kiến thảo luận, giơ tay phát biểu và ghi chú riêng tư. Mô hình SaaS cùng EMEET 4 và EMEET 5 tạo thêm lựa chọn triển khai theo quy mô sử dụng. Đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức đang từng bước chuyển đổi số hoạt động điều hành, đây có thể là một hướng tiếp cận cụ thể để giảm phụ thuộc vào tài liệu giấy và tổ chức cuộc họp trên nền tảng số.

Đừng chần chừ, hãy liên hệ ngay với SNETTECH để được tư vấn miễn phí, báo giá chi tiết và thực hiện chuyển đổi số tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả công việc với giải pháp phòng họp không giấy thông minh EMEET NGAY HÔM NAY: