Mỗi cơ quan và doanh nghiệp đều có nhiều loại cuộc họp phục vụ những mục tiêu khác nhau. Có cuộc họp nhằm cập nhật tình hình công việc, có cuộc họp tập trung thảo luận chuyên môn, có cuộc họp cần biểu quyết phương án và cũng có những phiên làm việc yêu cầu nhiều tài liệu để phục vụ quá trình điều hành. Mặc dù mục tiêu khác nhau, các cuộc họp này thường có điểm chung là cần chuẩn bị thông tin, tổ chức trao đổi và ghi nhận kết quả. Nếu những công việc đó vẫn được thực hiện chủ yếu bằng tài liệu giấy, bộ phận văn phòng có thể phải dành thêm thời gian cho việc in ấn, phân phối văn bản và tổng hợp nội dung sau cuộc họp. Đây là một trong những lý do phòng họp không giấy được quan tâm trong quá trình chuyển đổi số hoạt động điều hành. SNETTECH EMEET là phần mềm phòng họp không giấy do Công ty Công nghệ SNETTECH phát triển theo mô hình thuê bao SaaS. Nền tảng hỗ trợ chia sẻ văn bản, quản lý kho tài liệu số, đưa ra ý kiến thảo luận, giơ tay phát biểu, biểu quyết theo thời gian thực và ghi chú riêng tư. Các chức năng này tạo cơ sở để tổ chức xem xét ứng dụng phần mềm theo đặc điểm của từng loại cuộc họp.
Phòng họp không giấy SNETTECH EMEET giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình tương tác và biểu quyết điện tử cho cơ quan, doanh nghiệp (Ảnh: Snettech)
Ứng Dụng Trong Cuộc Họp Giao Ban Định Kỳ
Họp giao ban thường được tổ chức theo chu kỳ nhằm cập nhật tình hình triển khai công việc, trao đổi các vấn đề phát sinh và xác định nhiệm vụ tiếp theo. Với loại cuộc họp này, tài liệu có thể bao gồm báo cáo tiến độ, nội dung cần xử lý và các thông tin liên quan đến hoạt động của từng bộ phận.
SNETTECH EMEET hỗ trợ chia sẻ văn bản để người phụ trách chuẩn bị tài liệu và sử dụng trong cuộc họp. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào các bản in, đơn vị có thể đưa văn bản lên hệ thống trước buổi làm việc, sau đó trình chiếu nội dung theo chương trình đã xây dựng.
Trong quá trình trao đổi, thành viên có thể sử dụng chức năng đưa ra ý kiến thảo luận để đóng góp nội dung. Người chủ trì có thể điều phối lượt phát biểu thông qua tính năng giơ tay phát biểu. Cách tổ chức này phù hợp với nhu cầu duy trì trình tự cuộc họp và giúp các thành viên tập trung vào thông tin đang được trao đổi. Đối với cơ quan nhà nước, UBND và doanh nghiệp có lịch họp giao ban thường xuyên, số hóa tài liệu là bước cụ thể để từng bước giảm các thao tác giấy tờ lặp lại.
Phục Vụ Họp Chuyên Môn Và Thảo Luận Nghiệp Vụ
Cuộc họp chuyên môn thường tập trung vào một vấn đề cụ thể, đòi hỏi người tham gia theo dõi tài liệu, phân tích phương án và đóng góp ý kiến. Tùy lĩnh vực, nội dung có thể bao gồm báo cáo nghiệp vụ, kế hoạch triển khai, dự thảo văn bản hoặc các phương án cần xem xét. Với kho tài liệu số, người phụ trách có thể tải lên và lưu trữ tài liệu cuộc họp trên nền tảng. Việc tập trung tài liệu tạo thuận lợi cho khâu chuẩn bị và giúp cuộc họp được tổ chức xoay quanh nội dung đã xác định.
Khi cần trao đổi, thành viên có thể đưa ra ý kiến thảo luận và sử dụng chức năng giơ tay phát biểu để đề nghị chủ tọa sắp xếp lượt nói. Những ghi chú phục vụ công việc cá nhân có thể được lưu trong chức năng ghi chú riêng tư. Các công cụ này không thay thế kiến thức chuyên môn của người tham gia. Giá trị của phần mềm nằm ở việc hỗ trợ quá trình trao đổi và tổ chức thông tin trong cuộc họp theo phương thức số.
Giải pháp quản lý tài liệu thông minh tích hợp sẵn trong Phòng họp không giấy SNETTECH EMEET cho cơ quan, doanh nghiệp cho phép người dùng dễ dàng tra cứu dữ liệu thời gian thực mà không cần in ấn (Ảnh: Snettech)
Hỗ Trợ Cuộc Họp Cần Lấy Ý Kiến Và Biểu Quyết
Một số cuộc họp không chỉ nhằm trao đổi thông tin mà còn cần lấy ý kiến về phương án hoặc nội dung cụ thể. Trong những trường hợp đó, công tác tổ chức cần bảo đảm người tham dự hiểu nội dung được đưa ra biểu quyết và có thể tham gia theo quy trình của đơn vị.
SNETTECH EMEET cung cấp tính năng biểu quyết real time, cho phép tạo nội dung biểu quyết và thực hiện lấy ý kiến theo thời gian thực. Người chủ trì có thể sử dụng chức năng này trong những phần họp cần biểu quyết, thay vì chuyển sang một công cụ riêng biệt chỉ để thực hiện thao tác lấy ý kiến.
Trước khi áp dụng, đơn vị cần xác định rõ nội dung biểu quyết, đối tượng tham gia và quy trình xử lý kết quả theo quy chế nội bộ. Với các cuộc họp của cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có yêu cầu về thủ tục, việc sử dụng phần mềm cần được đặt trong khuôn khổ quy định có liên quan.
Cán bộ và nhân viên có thể ký số, phê duyệt văn bản trực tiếp ngay trên hệ thống Phòng họp không giấy SNETTECH EMEET cho cơ quan, doanh nghiệp một cách nhanh chóng (Ảnh: Snettech)
Tổ Chức Cuộc Họp Điều Hành Với Nhiều Tài Liệu
Cuộc họp điều hành có thể liên quan đến nhiều văn bản, báo cáo hoặc nội dung cần chủ tọa xem xét. Nếu tài liệu bị phân tán giữa nhiều tập giấy và thiết bị, người phụ trách sẽ phải dành thêm thời gian để sắp xếp trước khi cuộc họp bắt đầu.
SNETTECH EMEET hỗ trợ tải lên và quản lý tài liệu trong kho tài liệu số, đồng thời có chức năng chia sẻ văn bản để sử dụng trong cuộc họp. Tổ chức có thể chuẩn bị nội dung trước, xác định thứ tự trình chiếu và bố trí người chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu.
Trong quá trình điều hành, chủ tọa có thể chuyển từ phần trình bày sang thảo luận, lấy ý kiến hoặc kết luận theo chương trình. Sau khi cuộc họp hoàn tất, biên bản có thể được tải về để lưu trữ và chia sẻ theo quy trình của đơn vị. Cách tổ chức này đặc biệt đáng cân nhắc với những cuộc họp có nhiều nội dung cần xử lý trong cùng một phiên làm việc.
Phòng họp không giấy SNETTECH EMEET cho cơ quan, doanh nghiệp với nhiều tính năng ưu việt hỗ trợ nâng cao hiệu quả cuộc họp chuyển đổi số (Ảnh: Snettech)
Họp Ban Lãnh Đạo Và Họp Nội Bộ Doanh Nghiệp
Trong doanh nghiệp, nhu cầu họp có thể trải dài từ cuộc họp lãnh đạo đến họp phòng ban, họp dự án và họp chuyên môn. Mỗi loại cần một cách chuẩn bị khác nhau, nhưng đều có thể sử dụng tài liệu điện tử để hỗ trợ việc trao đổi.
Đối với cuộc họp lãnh đạo, người phụ trách có thể chuẩn bị báo cáo và tài liệu cần trình bày trước. Đối với cuộc họp dự án, tài liệu có thể tập trung vào tiến độ, nội dung cần thảo luận và phương án xử lý. Nếu cần lấy ý kiến, tính năng biểu quyết real time có thể được sử dụng phù hợp với mục tiêu cuộc họp. Việc lựa chọn ứng dụng nên căn cứ vào số người thực tế, lượng tài liệu và nghiệp vụ cần hỗ trợ, thay vì mặc định rằng mọi cuộc họp trong doanh nghiệp đều phải tổ chức theo cùng một cách.
Phòng họp không giấy SNETTECH EMEET dễ dàng ứng dụng linh hoạt cho từng cuộc họp của cơ quan, doanh nghiệp (Ảnh: Snettech)
Lựa Chọn Gói Phù Hợp Với Quy Mô Cuộc Họp
SNETTECH EMEET hiện có hai gói được công bố là EMEET 4 và EMEET 5. EMEET 4 hỗ trợ quy mô cuộc họp 20 người với 10 GB dung lượng lưu trữ. EMEET 5 hỗ trợ 30 người với 15 GB dung lượng lưu trữ. Cả hai gói đều có nhóm chức năng phục vụ tài liệu, biểu quyết, phát biểu, ghi chú và quản lý kho tài liệu trình chiếu.
Khi lựa chọn, đơn vị nên đánh giá loại cuộc họp dự kiến triển khai, số lượng thành viên tham gia thường xuyên và nhu cầu lưu trữ. Nếu có nhiều nhóm họp với quy mô khác nhau, cần xác định rõ phạm vi sử dụng để chọn gói phù hợp.
Cơ quan và doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn gói EMEET phù hợp với quy mô cuộc họp (Ảnh: Snettech)
Phòng họp không giấy SNETTECH EMEET có thể được xem xét theo từng nhu cầu cụ thể, từ họp giao ban, họp chuyên môn đến họp điều hành và những phiên làm việc cần biểu quyết. Cách tiếp cận theo loại cuộc họp giúp cơ quan, UBND, doanh nghiệp và tổ chức xác định rõ nghiệp vụ cần số hóa trước khi triển khai. Với mô hình thuê bao SaaS và hai gói EMEET 4, EMEET 5, SNETTECH EMEET hỗ trợ đơn vị lựa chọn quy mô dựa trên số thành viên và nhu cầu sử dụng thực tế. Việc triển khai hiệu quả cần đi cùng công tác chuẩn bị tài liệu, phân công người phụ trách và hướng dẫn thành viên sử dụng nền tảng.
Đơn vị có thể tìm hiểu thêm về tính năng và gói dịch vụ tại website SNETTECH EMEET để đánh giá mức độ phù hợp với hoạt động hội họp của mình.
Đừng chần chừ, hãy liên hệ ngay với SNETTECH để được tư vấn miễn phí và thực hiện chuyển đổi số tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả công việc với giải pháp phòng họp không giấy thông minh EMEET NGAY HÔM NAY:
- Hotline: 0383 697 284/ 0334 339 695
- Email: vp.snettech@gmail.com
- Website: https://snettech.com
- Snettech Emeet: https://emeet.snettech.com
- TikTok: https://tiktok.com/@snettechofficial
- YouTube: Snettech Official (https://www.youtube.com/@SnettechOfficial)
